APN: Manual för föreningsadministratörer

 

Som föreningsadministratör är det du som ansvarar för att ge din förenings ledare tillträde till systemet. En förening kan ha flera föreningsadministratörer (kontakta er bidragshandläggare/kommunadministratör).

 

Som föreningsadministratör kan du även hantera närvarokort på samma sätt som ledare. För att lära dig mer om hur du lägger till nya sammankomster och deltagare, se manualen för ledare.


Rubrikerna under leder till instruktioner som komplimenteras av videor.

Hantera ledare

Klicka på Ledare i menyn till vänster. I vyn som visar sig ser du en lista med ledare som redan är inlagda.

 

Du kan välja att klicka på Skapa eller återskapa ledare (till höger). Då fyller du i ledarens personnummer och trycker Gå vidare. När du fyllt i informationen i nästa steg och kontrollerat så att den är rätt trycker du Spara.

 

För att byta uppgifter, ändra lösenord eller ta bort en ledare trycker du på Ledare i menyn till vänster. Då får du upp en lista på de ledare som är kopplade till er förening. Ledare med en grön pil till höger är föreningsadministratörer.

 

Hantera närvarokort

Skapa närvarokort

Om du vill koppla ett närvarokort till en ledare går du in på aktuell ledare från Ledare-menyn. För att koppla ledaren till ett närvarokort som redan finns kan du klicka Koppla till ytterligare ett närvarkort, och därefter välja ett närvarokort i rullistan till höger. För att skapa ett nytt närvarokort fyller du i rutan Namn på närvarokort och klickar därefter på Skapa kort. Du kan ändra namn på närvarokortet senare.

 

Byt namn på närvarokort

Gå in på menyvalet Hantera kort. Tryck därefter på Byt namn, kort. Välj vilket närvarokort du vill byta namn på och klicka på det kortnumret. Fyll i Byt Namn på kort och tryck Ändra.

 

Avsluta närvarokort

Att avsluta ett närvarokort innebär att kortet inte längre kan användas för registrering av nya sammankomster. Däremot finns alla redan registrerade sammankomster kvar. Det kan underlätta för ledare om kort som inte används avslutas, då de därigenom kommer att döljas från listorna över tillgängliga närvarokort.

 

För att avsluta närvarokort, gå in på menyvalet Hantera kort, och tryck därefter på Avslut av kort. Klicka därefter på det kort du vill avsluta.

 

Ta bort närvarokort

För att ta bort ett närvarokort helt, inklusive registrerade sammankomster, går du in på menyvalet Hantera kort, och trycker därefter på Borttag av kort. Klicka därefter i de kort du vill ta bort.


Ändra tid och datum på sammankomst

Klicka på Ändra sammank i menyn till vänster. Välj närvarokort i rull-listan. Byt datum eller tid och tryck Ändra. Härifrån kan du även trycka Ta bort, för att ta bort sammankomsten helt.

 

Se sammankomster och krockar

En krock (eller dubbelredovisad deltagare) är benämningen för då en deltagare finns registrerad på flera aktiviteter vid samma tidpunkt. Då en krock inträffar får ingen förening något bidrag tills dess att en av föreningarna ändrat i sitt närvarokort.

 

Krockar markeras med en röd pil i närvarokorten. För att se en sammanställning av föreningens krockar klicka på Sammankomster i menyn till vänster. Välj därefter period och eventuellt närvarokort, och tryck därefter på Krockar.

 

För att få mer information om en specifik krock, klicka på datumet på krocken av intresse. Där ges information om den andra föreningen samt kontaktuppgifter till den ledare som ansvarar för det andra närvarokortet.


Hämta statistik

Du kan generera olika typer av statistik från systemet. Klicka på Statistik i menyn till vänster. Klicka på Deltagare/Sammankomst eller Antal medlemmar. Välj den information du söker. Klicka Sök för att se informationen. Klicka på Hämta fil om du vill spara ner informationen på din dator.

 

Klicka på Deltagare, lista i menyn till vänster för att se alla deltagare i föreningen (från alla närvarokort). Välj specifik närvarokort om du hellre vill utgå från det. Klicka på Skapa Excel för att ladda ner informationen i en Excel-fil till din dator.

Periodrapport och ansök omA aktivitetsbidrag

Klicka på Periodrapport i menyn till vänster och Välj Period. Här ser du en sammanfattning av sammankomster och deltagartillfällen per närvarokort i föreningen, vilken åldersgrupp deltagarna kommer ifrån och framförallt storleken på det bidrag ni är berättigad till från kommunen.

 

För att få ut det kommunala aktivitetsbidraget måste ni i slutet av varje period, när all närvarorapportering är klar, godkänna periodrapporten. Klicka då på Skicka in. Först då kommer kommunens bidragshandläggare betala ut pengar till er förening.

Ansök om andra bidrag

Långt ner i menyn till vänster står det Bidragsansökan. Många kommuner erbjuder andra bidrag till föreningar utöver det lokala kommunala aktivitetsstödet. Dessa andra bidrag kan ni söka direkt i ApN genom att klicka på den knappen.

Externt system

Det finns flera externa system som är kompatibla med APN. För att använda extern närvarorapportering i stället, kontakta er kommunadministratör. Ni måste då lämna ID-numret för er förening i det externa systemet.

 

I de flesta systemen sker överföringen automatiskt varje dag, medan i några så måste ni trycka på en knapp för att överföring ska ske.


Riksidrottsförbundets (RF) system IdrottOnline är inte helt kompatibelt med APN. För att föra över data till APN måste du gå in i RF:s system, ladda ner en XML-fil med data och skicka den per e-brev till apn.filer@umea.se. Det är rekommenderat att göra detta i intervall inte längre än 4 veckor, då handläggningstiden för de manuella filerna är upp till två arbetsdagar.

 

Rapportera till Riksidrottsförbundet

 

För att söka statligt stöd/bidrag från RF, gå in på menyvalet Periodrapport, välj period och ladda därefter ner en sammanställningsfil genom att klicka på PDF-periodrapport till RF. Sista sidan i den filen är en tabell med rubriken Summering, från vilken du kan kopiera in till RF:s system.

Kontakt

Användarfrågor:

090-16 16 60 (tryck 2) eller skicka ett e-brev till apn@umea.se.

 

Datafiler från Idrottonline:

Skicka till apn.filer@umea.se.

 

Frågor om bidrag eller regelverk:

Kontakta bidragshandläggare vid din kommun.


Appar för mobilen

Du kan ladda ner appar för aktivitetskort via: