Första gången

Du ska ha fått användarnamn och lösenord av din föreningsadministratör. De kan du sedan ändra när du loggar in.

 

Första gången du går in som ledare ser det nästan ut som i Figur 1. I detta exempel jobbar Emma Den-stora-ledaren som ledare i Umeå kommun, i föreningen Testförening Smile, och Emma är kopplad till närvarokort Test kort nr 6.

 

Figur 1

 

Börja med att välja aktivitet för detta kort och lokal. Det går att ändra senare (en förening kan syssla med flera olika aktiviteter).

 

Börja registrera närvaro genom att skapa en ny sammankomst. Det gör du genom att välja Ny aktivitet, välj Aktivitet, Lokal, typ av sammankomst (Match, Träning, Möte, eller Övrigt), Datum för sammankomsten och mellan vilka klockslag sammankomsten Började och Slutade. Klicka sedan på Skapa ny sammankomst. Då bör nästa vy likna Figur 2.

 

Första gången du loggar in kommer du behöva lägga in alla deltagare. Då är alltså listan med namn i Figur 2 tom. Du lägger till deltagare genom att fylla i deras personnummer bredvid texten Personnummer ny deltagare Om du inte vet deras personnr kan du klicka på Sök Deltagare. När du fyllt i personnummer klickar du på Lägg till en ny deltagare. Nästa gång du loggar in (och alla gånger efter) kommer alla deltagare du tidigare lagt till i detta närvarokort att vara listade som i Figur 2.

 

Fyll i rutorna för Närvarande och Tillfällig Ledare om det var någon annan än den ordinarie. I vissa kommunen tilldelas inte föreningar bidrag om det inte finns ledare vid sammankomsterna, så glöm inte klicka i närvaro där.

 

Sist extrakollar att datum och tid är korrekt för sammankomsten och klickar sedan på SPARA.

 

Figur 2

 

Allt eftersom en sammankomst sker så går du in på rätt närvarokort, registrerar en ny sammankomst och klickar i vilka som varit närvarande. Det går utmärkt att göra detta med någon av våra Appar direkt på plats.

 

Om en sammankomst fortsätter över flera timmar, dela upp den och registrera en i taget, så att bara de som närvarar en specifik timme blir registrerad då.

 

Det är viktigt att registrera allteftersom sammankomsterna sker. Detta av två anledningar. Från din förenings synpunkt så kan föreningsadministratören se vad som händer. Statistik samlas som kan användas till allt möjligt och föreningen kan ta reda på vad de kommer få i bidrag.

 

Den andra anledningen är att de ledare som väntar skriver ofta fel. Det är ett stort problem då ApN kollar närvaro för alla deltagare i alla föreningar i den kommunen. Om någon deltagare är registrerad på flera sammankomster samtidigt så blir det en krock. Vid krock får ingen av de föreningar involverade bidrag för de personer som ”krockar”.

 

Genom att klicka på Närvarokort i menyn till vänster och sedan på Dubbelredovisade deltagare så kan du som ledare gå in och kolla om det blivit några krockar.

 

Exempel av krockar: Ledaren skriver fel tid, bokar in fotbollen kl. 19-20 istället för kl. 18-19 och halva gruppen spelar fotboll med laget efter. Då kommer alla deltagare som kör med laget efter ha krockar mellan första fotbollsträningen och andra lagets fotbollsträning. Ett annat exempel är när Lisa som normalt har fotboll på tisdagar skrivs med som närvarande fast hon inte var det, samtidigt som hon sprang iväg till gitarrlektionen och registrerades där. 

Skapa sammankomst och registrera närvaro

Fundera på om det inte är lättare att använda Appen och registrera närvaro på plats vid sammankomsten. Annars följ nedanstående.

 

Börja registrera närvaro genom att skapa en ny sammankomst. Det gör du genom att klicka på Närvarokort i menyn till vänster. Klicka på Ny aktivitet och välj Aktivitet, Lokal, typ av sammankomst (Match, Träning, Möte, eller Övrigt), Datum för sammankomsten och mellan vilka klockslag sammankomsten Började och Slutade. Klicka sedan på Skapa ny sammankomst. Då bör nästa vy likna den i Figur 2.

 

Fyll i rutorna för Närvarande och Tillfällig Ledare om det var någon annan än den ordinarie. I vissa kommunen tilldelas inte föreningar bidrag om det inte finns ledare vid sammankomsterna, så glöm inte klicka i närvaro även för ledaren.

 

Om en sammankomst fortsätter över flera timmar, dela upp den och registrera en i taget, så att bara de som närvarar en specifik timme blir registrerad då.

 

Ändra närvaroregistrering

Om det blivit fel registrerat med en sammankomst, klicka på Närvarokort i menyn till vänster. Klicka sedan på Ändra aktivitet/Visa PDF. Därifrån klickar du på vilken Period sammankomsten skedde, och väljer vilket Tillfälle det var.

 

Skapa sammankomster framåt i tiden

För att underlätta närvarorapporteringen kan du skapa sammankomster framåt i tiden och sedan bara fylla i närvaron. Det går till på samma sätt som att skapa sammankomst, bara att man väljer ett datum framåt i tiden. Glöm inte spara.

 

När man sedan ska fylla i närvaro klickar man på Närvarokort i menyn till vänster. Man klickar sedan fram kortet och väljer Ändra aktivitet/Visa PDF, istället för Ny aktivitet. Sedan väljer man vilken sammankomst det gäller och registrerar närvaro. 

Lägg till deltagare

För att lägga till deltagare på ett närvarokort måste man gå in en på en sammankomst. Finns ingen sammankomst på kortet måste man skapa en ny sammankomst.

 

Väl i en sammankomst lägger du till deltagare genom att fylla i deras personnummer bredvid texten Personnummer ny deltagare Om du inte vet deras personnr kan du trycka på Sök Deltagare. När du fyllt i personnummer klickar du på Lägg till en ny deltagare. Nästa gång du loggar in (och alla gånger efter) kommer alla deltagare du tidigare lagt till i detta närvarokort att vara listade som i Figur 2.

 

Hitta krockar

En krock (eller dubbelredovisad deltagare) är benämningen för då en deltagare finns registrerad på flera aktiviteter vid samma tidpunkt. Då en krock inträffar får ingen förening något bidrag tills dess att en av föreningarna ändrat i sitt närvarokort.

 

Krockar markeras med en röd pil i närvarokorten. För att se en sammanställning av föreningens krockar klicka på Sammankomster i menyn till vänster. Välj därefter period och eventuellt närvarokort, och tryck därefter på Krockar.

 

För att få mer information om en specifik krock, klicka på datumet på krocken av intresse. Där ges information om den andra föreningen samt kontaktuppgifter till den ledare som ansvarar för det andra närvarokortet.

 

 

Sista gången för perioden

När du registrerat sista gången för perioden går du in och bekräftar att närvarokortet är färdigt denna period. Klicka på Närvarokort i menyn till vänster, och sedan längst ner på Jag är klar med sammankomsterna för Hösten 2014 om det nu gällde hösten 2014.

Deltagare med extra stöd

Lägg upp deltagaren som vanligt. Kontakta sedan kommunadministratören/bidragshandläggaren. Hen kommer hjälpa dig få rätt bidrag.

Deltagare med skyddad identitet

Personer med skyddad identitet kommer aldrig in i systemet. Kontakta din kommunadministratör/bidragshandläggare för att ta reda på hur ni löser detta praktiskt i er kommun. 

Uppdatera dina personuppgifter

Klicka på Ledare i menyn till vänster. Uppdatera och ändra din information.

Ta fram statistik

Genom att klicka på Statistik i menyn till vänster kan du få fram data över vilka som deltagit på vilka sammankomster. Välj den statistik du vill ha. Klicka på Sök. Välj Hämta fil om du vill spara informationen.

Kontakt

Användarfrågor:

090-16 16 60 (tryck 2) eller skicka ett e-brev till apn@umea.se.

 

Datafiler från Idrottonline:

Skicka till apn.filer@umea.se.

 

Frågor om bidrag eller regelverk:

Kontakta bidragshandläggare vid din kommun.


Appar för mobilen

Du kan ladda ner appar för aktivitetskort via: